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Vorschrift
Normgeber:Thüringer Ministerium für Infrastruktur und Landwirtschaft
Aktenzeichen:34-9228/2-1-44814/2018
Erlassdatum:15.10.2018
Fassung vom:15.10.2018
Gültig ab:01.01.2019
Gültig bis:31.12.2023
Quelle:juris Logo
Gliederungs-Nr:2190-1
Normen:ThürVermGeoGDVO, § 11 Abs. 1 ThürArchivG, § 2 Abs. 3 Satz 1 ThürArchivG
Fundstelle:ThürStAnz 2018, 1503
Thüringer Anweisung zur Archivierung und Aussonderung von Unterlagen des amtlichen Vermessungswesens und des Bodenmanagements (Archivanweisung Vermessung/Bodenmanagement)

2190



Thüringer Anweisung zur Archivierung und Aussonderung von Unterlagen
des amtlichen Vermessungswesens und des Bodenmanagements
(Archivanweisung Vermessung/Bodenmanagement)





Thüringer Ministerium für Infrastruktur und Landwirtschaft, 15.10.2018, 34-9228/2-1-44814/2018





Fundstelle: ThürStAnz 2018, S. 1503



1.


Diese Verwaltungsvorschrift regelt die Aufbewahrung und Aussonderung (Abgabe an das zuständige Staatsarchiv beziehungsweise Vernichtung) von Unterlagen des Liegenschaftskatasters und Bodenmanagements, des Raumbezugs und der Geotopographie ergänzend zu den Bestimmungen


-
des Thüringer Archivgesetzes vom 29. Juni 2018 (GVBl. S. 308) in der jeweils geltenden Fassung,
-
der Verordnung zur Durchführung des Thüringer Vermessungs- und Geoinformationsgesetzes vom 29. Juli 2010 (GVBl. S. 262) in der jeweils geltenden Fassung und
-
der Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen vom 11. Juli 2014 (ThürStAnz Nr. 30/2014 S. 899) in der jeweils geltenden Fassung.


2.


2.1
Bei der Aufbewahrung ist sicherzustellen, dass die Unterlagen benutzbar bleiben und sicher vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Beschädigung gelagert werden.


2.2
Antragsbezogene Unterlagen der oberen Kataster- und Vermessungsbehörde für Leistungen nach dem Thüringer Vermessungs- und Geoinformationsgesetz vom 16. Dezember 2008 (GVBl. S. 574) in der jeweils geltenden Fassung sind nach Antragsnummern beziehungsweise gemarkungsweise nach Antragsnummern geordnet zu archivieren. Unterlagen der Gutachter- und Umlegungsausschüsse sind nach Jahrgängen geordnet zu archivieren.


2.3
Unterlagen des allgemeinen Schriftguts sind nach dem jeweils geltenden Aktenplan zu führen.


2.4
Bei der Einrichtung der Archivräume sollen die in der ISO 11799:2015 (Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut) getroffenen Festlegungen zur Ausstattung, zur Beleuchtung, zum Raumklima und zur Sicherheit berücksichtigt werden.


2.5
Die Einzelheiten der Aufbewahrung der Unterlagen bestimmen die obere Kataster- und Vermessungsbehörde sowie die Vorsitzenden der Gutachter- und Umlegungsausschüsse nach den örtlichen Gegebenheiten.


2.6
Die Aussonderung von Unterlagen der Umlegungsausschüsse erfolgt im Einvernehmen mit den jeweiligen Kommunen.


2.7
Nach Maßgabe des § 2 Abs. 3 Satz 1 Thüringer Archivgesetz sind Unterlagen Aufzeichnungen jeder Art, unabhängig von der Art ihrer Speicherung.


3.


3.1
Die aufzubewahrenden Unterlagen sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken und gegebenenfalls zu digitalisieren. Sie sind in der Regel nur so lange, wie sie für den Geschäftsgang ständig oder häufig herangezogen werden, in denjenigen Stellen zu verwahren, bei denen sie entstehen. Für die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen des Liegenschaftskatasters sowie der Gutachter- und Umlegungsausschüsse, des Bodenmanagements, des Raumbezugs und der Geotopographie gelten die in der Anlage 1 festgelegten Fristen.


3.2
Unterlagen des Liegenschaftskatasters, die infolge bodenordnerischer Verfahren nach dem Flurbereinigungsgesetz, dem Landwirtschaftsanpassungsgesetz oder dem Baugesetzbuch sowie auf Grund von Bodennachschätzungen, Katastererneuerungen, Fortführungen oder Umstellungen auf automatisierte Katasterführungen außer Kraft treten, sind grundsätzlich dem Staatsarchiv anzubieten beziehungsweise zu vernichten.


3.3
Die Aufbewahrungsfristen beginnen erst, wenn die Unterlagen nach Verfügung „zu den Akten“ abgeschlossen sind. Bei Verträgen ist der Ablauf des Kalenderjahres maßgebend, in dem die Vertragsbindung ausläuft.


3.4
Über Aufbewahrungsfristen für die in der Anlage 1 nicht genannten Unterlagen entscheiden die obere Kataster- und Vermessungsbehörde sowie die Vorsitzenden der Gutachter- und Umlegungsausschüsse in Anlehnung an die Regelungen dieser Vorschrift.


3.5
Unterlagen, für deren Aufbewahrung die obere Kataster- und Vermessungsbehörde nicht zuständig ist (zum Beispiel Bodenschätzungsakten), sind an die zuständigen Stellen oder das Staatsarchiv abzugeben.


4.


4.1
Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind grundsätzlich nach § 11 Abs. 1 des Thüringer Archivgesetzes auszusondern und dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten.


4.2
Nummer 4.1 gilt nicht für Unterlagen, deren vereinfachte Vernichtung im Rahmen eines normierten Bewertungsverfahrens nach § 13 des Thüringer Archivgesetzes geregelt ist. Diese Unterlagen können nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ohne Sichtung durch das Staatsarchiv vernichtet werden.


4.3
Abschriften von Kaufverträgen sind spätestens nach Veröffentlichung der Bodenrichtwertkarten zu vernichten.


4.4
Die Unterlagen zur Bestellung der Gutachterausschüsse sind fünf Jahre nach dem Ende der jeweiligen Amtsperiode zu vernichten.


5.


Die obere Kataster- und Vermessungsbehörde trifft Regelungen zur Ausführung dieser Verwaltungsvorschrift. Diese sind der obersten Kataster- und Vermessungsbehörde anzuzeigen.


6.


Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2019 in Kraft und mit Ablauf des 31. Dezember 2023 außer Kraft.




Erfurt, den 15.10.2018





Birgit Keller

Ministerin für Infrastruktur und Landwirtschaft





Anlagen:

Anlage 1: Aufbewahrungsfristen

Anlage 2: Aussonderungsverzeichnis



 


Abkürzung Fundstelle Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie immer auf die gültige Fassung der Vorschrift verlinken möchten:
http://landesrecht.thueringen.de/jportal/?quelle=jlink&query=VVTH-219000-TMIL-20181015-SF&psml=bsthueprod.psml&max=true